Als Verfasste Studierendenschaft (VS) vertreten wir mit unserem politischen Mandat die Interessen der Studierenden. Daher können wir – auch wenn wir vieles persönlich für sinnvoll und wichtig halten – nicht alles fördern. Es muss mit den rechtlichen Grundlagen der VS (insbesondere der Organisationssatzung, der Finanzordnung und der Bewirtungsrichtlinie) vereinbar sein.
Allgemeine Hinweise:
- Veranstaltungen können nur finanziert werden, wenn dafür Mittel im Budgetplan eingestellt sind und die konkrete Durchführung beschlossen wurde
- Ausgaben ab 200 Euro müssen vorab dem Finanzreferat angezeigt werden.
- nutzt für Abrechnungen das Abrechnungsformular => Formulare
- es müssen immer sämtliche Originalquittungen und ggf. Zahlungsnachweise eingereicht werden
- für Finanzverantwortliche gibt es ein Merkblatt mit Hinweisen => Formulare
- Bitte tackert zusammengehörende Unterlagen zusammen
Für häufiger wiederkehrende Vorgänge gibt es erprobte Vorgehensweisen, zu denen ihr hier Kurzinfos findet. (Ausführliche Infos: v.a. im Finanzhandbuch)
=> Informationen zum Aufstellen von Budgetplänen findet ihr auf der Haushaltsseite.
Ihr könnt im kleinen Umfang Posten überziehen, aber nur, wenn ihr sie über andere Posten in eurem Budgetplan decken könnt. Ein Beispiel: ihr habt im Posten für die Erstieinführung noch Geld über, das ihr absehbar nicht ausgeben werdet, ihr bräuchtet aber eine neue Kaffeemaschine und mehr Waffeleisen, für die habt ihr aber kein Geld vorgesehen. In dem Fall beschließt ihr, dass ihr den Posten für sonstige Anschaffungen (Posten 513) überzieht und mit den überschüssigen Mitteln aus der Erstieinfühung (Posten 721) deckt. Es reicht, wenn ihr das im Beschluss festhaltet (“Posten X ist aufgebraucht, daher soll er über Posten Y gedeckt werden, weil der wegen … nicht mehr aufgebraucht wird”) und dann auf der Abrechnung auch den richtigen Posten (also: sonstige Anschaffungen 513) angebt.
Wenn ihr im größeren Umfang Mittel umverteilt, solltet ihr aber einen neuen Budgetplan beschließen, bei größeren Summen müsst ihr das ohnehin – und man verliert sonst auch bei zu vielen Überziehungen den Überblick. Wann ihr einen neuen Budgetplan beschließen müsst (“Nachtragshaushalt“), entscheidet im Zweifelsfall immer das Finanzreferat – fragt also gerne vorher kurz nach. Für Überziehungen unter 100 Euro braucht ihr aber keinen Nachtragshaushalt.
- Zweckgebundene Rücklagen => Nr. 14 weiter unten
Ohne Beschluss könnt ihr kein Geld ausgeben, die Erwähnung einer geplanten Ausgabe(nart) im Budgetplan reicht nicht! Bloß weil in eurem Budgetplan ein Posten für “Erstieinführungen” oder “Druckkosten” aufgeführt ist, könnt ihr nicht einfach eine Erstieinführung abrechnen oder Flyer drucken. Der Beschluss alleine reicht aber auch nicht: ein Referat kann z.B. nicht einfach eine Fahrt zu einem Vernetzungstreffen beschließen, wenn es keine Haushaltsposten für entsprechende Kosten gibt.
Die zuständigen Beschlussgremien können aber beschließen, dass die im Budget- bzw. Haushaltsplan vorgesehenen Mittel für Maßnahmen verwendet werden. Daher wird bei Finanzbeschlüssen auch der entsprechende Haushaltsposten angegeben. Unabdingbar ist auch eine Begründung, in der dargelegt wird, warum eine Ausgabe sinnvoll ist und in den Aufgabenbereich der VS fällt.
Bitte denkt auch dran, dass ihr ein Abstimmungsergebnis für jeden Beschluss braucht (“einstimmig angenommen” “bei zwei Enthaltungen angenommen” oder einfach “4-1-0 / Ja-Nein-Enthaltung”).
Beschlüsse können auch geändert werden, z.B. weil Kosten höher als erwartet sind, da mehr Erstis an einem Frühstück teilnahmen. Ihr müsst dann nur eine entsprechende Begründung schreiben und einen Änderungsbeschluss fassen – wenn nötig auch nachträglich. Da ihr Beschlüsse vor der Veranstaltung treffen müsst, ist klar, dass ihr hin und wieder für aktuelle Anpassungen einen Änderungsbeschluss braucht.
- Der Beschluss (i.d.R. in Form eines Protokollauszugs) ist bei der Abrechnungen beizufügen
- Hinweise und Muster für Fachschaftsprotokolle findet ihr hier unter Merkblätter und Muster für Protokolle
- Für Referate/Ausschüsse gibt es für Beschlüsse ein Beschlussformular
Für die Genehmigung von Budgetplänen müsst ihr ein von der Mehrheit des Fachschaftsrats unterschriebendes Protokoll mit dem Beschluss des Budgetplans beifügen. Das gilt auch für Änderungen im Laufe des Jahres.
Bei Abrechnungen verlangen wir unten rechts auf den Abrechnungsformularen die Originalunterschrift eines*einer Finanzbeauftragten – daher akzeptieren wir auch den Abrechnungsbogen nur im Original auf Papier und nicht als Scan.
Die Unterschreibenden bezeugen mit ihrer Unterschrift die Richtigkeit aller Angaben und beigefügten Unterlagen. FSR-Protokolle, die den Abrechnungen beigefügt sind, müssen daher nicht unterschrieben sein, da die Finanzverantwortlichen von ihren Fachschaften legitimiert sind. Referatsbeschlüsse müssen zusätzlich unterschrieben sein. Abrechnungen unterschreiben dürfen:
- bei Fachschaften: ein*e Finanzverantwortliche*r der jeweiligen FS
- die Finanzverantwortlichen der FSen können zusätzlich darauf bestehen, dass auch die Person, die die Abrechnung einreicht/das Geld erhält, unterschreibt (linke Seite des Formulars)
- beim Doktorandenkonvent: ein*e Finanzverantwortliche*r des Doktorandenkonvents
- bei Referaten: ein*e Referent*in
- außerdem muss ein unterschriebener Referatsbeschluss beigefügt werden => s.o. Nr. 4 Beschlüsse
- bei Abrechnungen von Gruppen, die durch ein Referat finanziell unterstützt werden, kann das Referat drauf bestehen, dass zudem ein Mitglied der Gruppe links als Antragsteller*in unterschreibt
- bei Refkonf-, StuRa- und Präsidiumsbeschlüssen: ein*e Vorsitzende*r der VS bzw. ein Mitglied des Präsidiums
- bei Abrechnungen von Gruppen, für die der StuRa finananzielle Förderung beschlossen hat, muss ein Mitglied der Gruppe unterschreiben, die Präsidiums- oder Vorsitzunterschrift kann entfallen.
- bei Ausschüssen und Kommissionen der VS: ein Mitglied des Ausschusses/der Kommission
- außerdem muss ein unterschriebener Beschluss des Ausschusses/der Kommission beigefügt werden
- für Beschlüssen der Härtefallkommision gibt es eine eigene Regelung
- und wenn ihr hier etwas vermisst oder etwas unklar ist, meldet euch…
Wenn ihr eine größere Veranstaltung, zum Beispiel eine größere Feier oder Party, ein Ersti-Wochenende oder eine Vortragsreihe etc. durchführen wollt, müsst ihr einen Gesamtbeschluss fassen, was ihr macht und wieviel ihr ungefähr dafür ausgeben wollt. Solltet ihr bei der Veranstaltung Einnahmen haben, müssen diese in der Auflistung ebenfalls aufgeführt werden.
Ihr müsst nicht jede Marmeladensorte beim Erstifrühstück auflisten, aber plausibel abschätzen, was ihr plant, was ihr für Verpflegung, Arbeitsmaterial, Druckkosten, Miete etc, ausgeben wollt – sofern vorhanden bitte auf Erfahrungen früherer Veranstaltungen zurückgreifen. Nur zu beschließen “800 Euro für die Erstiwoche” ist zu vage. Beachtet, dass ihr bei Ausgaben über 500 Euro brutto Vergleichsangebote einholen müsst!
- Falls ihr Musik aufführt: Informationen zu GEMA => Nr. 12
- Informationen zu Vorschüssen => Nr. 13
- Informationen zu Verträgen (für Honorare/Locations) und Hinweise zu Vergleichsangeboten => Nr. 11
- Infos zur Schankerlaubnis (falls ihr Getränke und Speisen anbietet) findet ihr bei der Stadt
- Formulare für Veranstaltungen (Verkaufsliste, Kassenbestand etc.)
- => Informationen zu Einzahlungen
- => Informationen zu Verpflegung (dort findet ihr auch Infos zu Rechnungskauf)
- für sehr große Vorhaben – wie Bundesfachschaftstagungen oder komplette Neuausstattungen von Räumen – könnt ihr zu den Terminen für Projekte von studentischen Gruppen Finanzanträge an den StuRa stellen. => Infos bei den Infos für Gruppen. Wenn es um kleinere Summen geht, könntet ihr auch Restmittel aus einem Jahr als zweckgebundene Rücklage (=> Nr. 14 weiter unten) ins nächste Jahr mitnehmen.
Fachschaften können Orientierungsveranstaltungen (z.B. Ersti-Einführungen oder Veranstaltung über Berufsfelder) abrechnen, hierzu kann ergänzend zum normalen Abrechnungsformular das Ergänzungsformular für Orientierungveranstaltungen genutzt werden. Bei größeren Veranstaltungen müsst ihr eine Gesamtübersicht über die erwarteten Kosten und Einnahmen erstellen.
Ersti-Tüten mit Informationen zum Studium und Beigaben wie Post-its, Traubenzucker oder Bleitstiften sind eine feine Sache zu Studienbeginn. Mit dem Logo der Fachschaft versehen, machen sie das ganze Semester über zudem auf die Fachschaft aufmerksam. Es ist jedoch nicht Aufgabe der VS, die lokale Wirtschaft mit Einkaufsgutscheinen zu beleben oder einen Großteil des Etats zum Füllen der Tüten auszugeben. Wenn euch also Geschäfte Gutscheine schenken, könnt ihr sie in die Tüten geben, aber ihr könnt nicht extra Einkaufsgutscheine dafür kaufen oder im großen Umfang Büromaterial an die Erstis verschenken. Auf Nachfrage erhaltet ihr jedoch in vielen Geschäften oder auch bei Einrichtungen wie dem Stadtheater Werbegeschenke – wir werden versuchen, dass wir wieder einiges im StuRa-Büro für euch bereithalten. Daher hat das Finanzreferat eine Obergrenze für den Inhalt pro Tüte festgelegt: 2,50 Euro. Erstireader oder Informaterialen zählen nicht dazu!
Wenn ihr Stoffbeutel für die Erstis kauft und selber bedrucken wollt, könnt ihr dies im StuRa-Büro mit der der Siebdruckmaschine machen.
Ersti-Wochenenden sollten so kalkuliert sein, dass die Teilnehmenden eine Eigenbeteiligung zahlen, diese sollte so bemessen sein, dass pro Person und Tag noch etwa 10€ durch die VS bezuschusst werden. Die Höhe der Eigenbeteiligung muss im Beschluss für die Veranstaltung aufgeführt sein (“fürs Erstiwochenende wird eine Eigenbeteiligung von X Euro pro Person erhoben”). Eigenbeteiligungen sollten möglichst unbar gezahlt werden und müssen auf das Konto der VS eingezahlt werden – klärt das genaue Vorgehen bitte vorher ab.
Wenn für die Durchführung einer Veranstaltung hohe Kosten entstehen (und Zahlung auf Rechnung nicht möglich ist), könnt ihr einen Vorschuss erhalten. Auf keinen Fall könnt ihr mit bar eingenommenen Eigenbeteiligungen z.B. Verpflegung fürs Erstiwochenende kaufen. Bei größeren Veranstaltungen müsst ihr vorher eine Gesamtkalkulation machen.
- Finanzinfos für Erstieinführungen (September 2023)
- Musterbeschluss für eine Erstiwochenende (FS Anglistik)
- Musterbeschluss für ein Erstiwochenende (FS Geschichte)
- In diesem Merkblatt findet ihr am Ende ein weiteres Muster (FS MoBi)
- Informationen zu größeren Veranstaltungen (z.B. wenn ihr Ersti-Partys oder Wochenenden mit Einnahmen macht => Nr. 6
- Informationen zu Vorschüssen => Nr. 13
- Informationen zu Verträgen mit Hinweisen zu Vergleichsangeboten => Nr. 11
- Informationen zu Unterkünften => Nr. 8
- => Hinweise zu Verpflegung – dort findet ihr auch Infos zum Rechnungskauf
- => Infos zu Einzahlungen von Eigenbeteiligungen
Wenn ihr eine Unterkunft mietet und dazu einen Vertrag abschließt, muss der Vertrag von den Vorsitzenden der VS unterschrieben werden. Die VS hat eine Jugendherbergs-Karte, so dass ihr Jugendherbergen nützen könnt. Auf der Karte ist ein QR-Code, den ihr euch mithilfe einer App aufs Handy ladet und in der Jugendherberg vorzeigt. Das könnt ihr in der Finanzsprechstunde machen oder einen Termin zum Einscannen über ausleihe@stura.uni-heidelberg.de ausmachen.
Es gibt eine Übersicht im StuRa-Wiki über einige Hütten in der Umgebung von Heidelberg (mit Infos zur Ausstattung), wendet euch ans Finanzteam, wenn ihr die Zugangsdaten dazu wollt.
- Muster: Vergleichsangebote für Unterkünfte
- Infos zu Verträgen => Nr. 11
- => Fahrt- und Transportkosten
Fachschaften können Feiern zum Jahresende als Vernetzungs- oder kulturelle Veranstaltungen durchführen – solange diese Feiern nicht um des Konsums willen veranstaltet werden, sondern als Anlass für die Aussprache und den Austausch untereinander dienen. (Alles andere wäre eine konsumorientierte und ggf. steuerpflichtige Party.)
Fachschaften und Referate können Vorträge in ihrem Zuständigkeitsbereich durchführen. Rechtzeitig vor dem geplanten Vortragstermin muss geklärt und beschlossen werden, welche Kosten anfallen und übernommen werden sollen (Reisekosten, Honorare, Übernachtungskosten, Bewirtung — diese müssen im Beschluss auch erwähnt sein, sonst können sie nicht erstattet werden). Wenn der/die Vortragende Mitglied der Universität ist (das betrifft selbst Honorarprofessor*innen und Ehrensenator*innen usw.), kann kein Honorar gezahlt werden. Beachtet, dass in Veranstaltungsankündungen die Fachschaft bzw. das Referat/der Doktorandenkonvent als Veranstalter:in angegeben wird und das StuRa-/Referats- oder FS-Logo abgebildet wird.
Bei Vorträgen unter 200 Euro wird erwartet, dass die Vortragenden Rechnungen stellen – auch Privatpersonen, die kein Kleingewerbe oder ähnliches betreiben, können Rechnungen stellen. Die Rechnung wird dann von der VS beglichen. (Hierzu eine normale Abrechnung mit Abrechnungsformular und Beschluss einreichen.) Bitte zahlt keine Vortragshonorare bar aus und rechnet Honorare, Fahrtkosten etc. getrennt ab.
Ab 200 Euro Honorar muss eine gesonderte Begründung über die Eignung des*der Vortragenden vorgelegt werden und ein Honorarvertrag abgeschlossen werden, in dem der Umfang der Leistungen und die Dauer der Veranstaltung festgehalten sind.
Bei einzelnen Themen könnt ihr ggf. auch eine Ausschreibung machen und alle, die für den Vortrag in Frage kommen, auffordern sich zu bewerben und dann unter den Bewerbungen eine geeignete Person auswählen.
Um den Termin über eure Fachschaft/euer Referat hinaus bekannt zu machen, könnt ihr euch ans Öffentlichkeitsteam der VS wenden, die dann auf der Website und auf den Social Media-Kanälen Werbung machen: presse [ät] stura.uni-heidelberg.de
- Rechnung als PDF und als docx als Vorlage für eine formal korrekte Rechnung.
- Infos/Vorlagen zu Verträgen => Nr. 11
Grundsätzlich wird die VS durch die beiden Vorsitzenden nach außen vertreten, das bedeutet: Fachschaften oder Referate können im Rechtsverkehr nicht eigenständig handeln. Dies gilt auch und insbesondere bei Vertragsschlüssen. Einen kleinen Kaufvertrag beim Bäcker können Fachschaften – um arbeitsfähig zu bleiben – selbst abschließen. Bei Verträgen für Bands, Serverkosten oder Mietverträgen für ein Ersti-Wochenende oder andere Veranstaltungen muss der Vertrag jedoch von den Vorsitzenden unterschrieben werden.
Vorgehen: Die Organisator*innen klären die Vertragsmodalitäten. Anschließend beschließen die zuständigen Gremien den Vertragabschluss und schicken Vertrag und Beschlussprotokoll und ggf. Vergleichsangebote an finanzen [ät] stura.uni-heidelberg.de und im CC an vorsitz [ät] stura.uni-heidelberg.de. Gibt das Finanzteam sein OK, wird der Vertrag durch die Vorsitzenden unterschrieben und an die Vertragspartner*innen geschickt, ihr erhaltet einen Scan.
Bei Kosten ab 500 € müssen drei weitere Vergleichsangebote eingeholt werden. Bei länger laufenden Verträgen sind die Kosten von zwei Jahren einzurechnen (auch wenn der Vertrag kürzer läuft).
Wenn eine Anzahlung verlangt wird, reicht mit dem Vertrag und dazu gehörenden Unterlagen ein fertiges Abrechnungsformular für die Anzahlung ein, dann wird die Anzahlung von der VS überwiesen, sobald der Vertrag unterschrieben ist (niemand muss Anzahlung privat vorstrecken!).
DJs, Musiker*innen für Partys oder andere Dienstleitungen müssen öffentlich auf der VS-Website ausgeschrieben werden (egal, wieviel ihr zahlen wollt), gerne könnt ihr dieselbe Ausschreibung auch über eure Seiten verbreiten bzw. auf die VS-Seite verlinken. Die Höhe des Honorars müsst ihr vorher vom Finanzteam genehmigen lassen. Hierzu schickt ihr die notwendigen Informationen ans Finanzteam und in Kopie an presse@stura.uni-heidelberg.de zur Veröffentlichung. Ausschreibungen für Musiker*innen bitte zweisprachig verfassen, damit auch Studierende, die nicht so gut Deutsch können, sich bewerben können. Die Auswahl der Musiker*innen muss der FSR oder eine von ihm eingesetzte Kommission durchführen, der Auswahlprozess muss dokumentiert werden. Meldet euch frühzeitig, wenn ihr dazu Fragen habt.
Bei Honoraren über 200 € muss vorher ein Honorarvertrag aufgesetzt werden, in dem der Umfang der Leistungen und die Dauer der Veranstaltung festgehalten sind.
Für größere Dienstleistungen können in Ausnahmefällen auch Werkverträge abgeschlossen werden, das muss aber vorher mit dem Finanzteam besprochen werden.
- Infos zu Honoraren für Vorträge => Nr. 10
- Muster Honorarvertrag
- Muster Werkvertrag
- Ausführlichere Informationen zu Verträgen (incl. Muster für Vergleichsangebote)
- Muster: Vergleichsangebote für Unterkünfte
- Muster für DJ-Ausschreibung
Für die Nutzung von Musik bei öffentlichen Veranstaltungen müsst ihr der GEMA Gebühren zahlen. Die VS ist Mitglied im fzs. Der fzs e.V. hat für seine Mitglieder einen Gesamtvertrag mit der GEMA abgeschlossen. Damit könnt ihr einen Rabatt von 20% geltend machen – ihr müsst aus Gründen der Wirtschaftlichkeit zwingend davon Gebrauch machen und die Veranstaltung im Vorfeld bei der GEMA anmelden. Den VS-Zugang zum GEMA-Portal erhaltet ihr auf Nachfrage beim Finanzteam.
- Zur Vorab-Information: Seite der GEMA
Untergliederungen der VS wie Fachschaften oder Referate können Vorschüsse beantragen, z.B. für Wechselgeld bei Veranstaltungen oder um höhere Beträge für Einkäufe nicht privat vorstrecken zu müssen. Dies läuft folgendermaßen ab:
1. Planung und Kalkulation
Überlegt zunächst, ob ein Vorschuss überhaupt notwendig ist. Oft ist es möglich, dass Behörden (die VS ist eine Behörde) auf Rechnung zahlen, ohne dass jemand in Vorleistung treten muss. Ist ein Vorschuss unvermeidbar, so erstellt eine valide und differenzierte Kalkulation, wofür ihr Geld braucht – hilfreich sind hier Erfahrungswerte vergangener Veranstaltungen.
2. Beschluss und Vorschussantrag
Das Beschlussprotokoll muss neben dem Finanzbeschluss (mit der Begründung der Ausgabe selbst) auch den Beschluss enthalten, dass ein Vorschuss gezahlt werden soll und an wen dieser überwiesen werden soll (samt Bankverbindung!). Möglichst einen Monat, mindestens jedoch zwei Wochen, bevor ihr das Geld ausgeben wollt, müsst ihr den vollständig ausgefüllten Vorschussantrag bei uns einreichen.
3. Vorschussabrechnung
Bitte rechnet den Vorschuss direkt nach der Veranstaltung ab. Wenn ihr mehr Geld ausgeben musstet als ihr erhalten habt, überweisen wir euch dieses Geld nach Erhalt der Abrechnung. Solltet ihr den Vorschuss nicht aufgebraucht haben, müsst ihr den Rest einzahlen – und zwar getrennt von eventuellen Einnahmen. Achtung bei Wechselgeldvorschüssen: diese müssen vollständig und getrennt von den Einnahmen eingezahlt werden.
- Vorschussantrag
- Vorschussabrechnungsformular
- Hinweise zum Rechnungskauf findet ihr bei den => Verpflegungsinfos
- => Einzahlungen
Fachschaften oder der Doktorandenkonvent können Mittel, die sie am Ende des Jahres nicht ausgegeben haben, als zweckgebundene Rücklagen ins nächste Haushaltsjahr übernehmen – sofern das Finanzreferat dies auf Antrag genehmigt. Die Einrichtung einer zweckgebundenen Rücklage muss im zuständigen Gremium (i.d.R. dem FSR) beschlossen werden. Das Protokoll der Beschlusssitzung muss bis zu einem, vom Finanzreferat festgelegten, Termin per Mail an finanzen@stura.uni-heidelberg.de eingereicht werden. Bitte erkundigt euch nach der Deadline, wenn ihr sie nicht auf der Homepage findet.
Die Rücklagenbildung muss an einen einmaligen speziellen Zweck gebunden sein, dafür ist eine ausführliche und sorgfältige Begründung nötig. Rücklagen für regelmäßige jährliche Events, deren Kosten absehbar sind, werden also eher abgelehnt – für eine einmalige Veranstaltung, eine spezielle Modifikation oder eine Anschaffung ist die Bildung einer Rücklage begründet.
Zweckgebundene Rücklagen können nicht erneut ein weiteres Jahr “mitgenommen” werden, sie fließen am Ende des Jahres in den Gesamthaushalt der VS ab.
Als Studierendenvertretung sind wir eine Behörde und dürfen keine Geschenke machen. In besonderen Fällen könnt ihr aber über den Haushaltsposten 560 Dankesgeschenke abrechnen. Dies ist beispielsweise möglich, wenn jemand auf ein Honorar für einen Vortrag verzichtet oder nur eine geringes Honorar unter Euro erhält – dann kann man noch einen Blumenstrauß oder eine Flasche Wein schenken. Geschenke sollen ein Zeichen der Wertschätzung und kein Bestechungsversuch – sie sollten daher eine Höhe von maximal 50 Euro pro Person nicht übersteigen und sehr sehr gut begründet sein. Keine Dankesgeschenke sind möglich, wenn jemand “nur” seine Arbeit macht – denn dafür werden die Personen entlohnt. Hilft jemand jedoch der Fachschaft außerhalb der Arbeitszeit und außerhalb des Dienstgeschäftes, dann könnte man ein Dankesgeschenk vertreten. Wenn ihr – z.B. wenn jemand in den Ruhestand geht, der*die die FS immer wieder zusätzlch unterstützt habt – ein Geschenk machen wollt, meldet euch bitte vorher beim Finanzteam und klärt die Höhe und ob wir die Begründung akzeptieren können.
Auf keinen Fall könnt ihr pauschal beispielsweise allen Lehrenden eines Fachs ein Geschenk machen, denn dann handelt es sich offensichtlich nicht um die Anerkennung eines individuellen zusätzlichen Engagements.
Bei größeren Anschaffungen wie neuem Mobiliar für euren Fachschaftsraum, einem Fachschaftslaptop oder einer Musikanlage gibt es einiges zu beachten, hier das wichtigste:
- Ausgaben über 200 Euro müssen zuerst mit dem Finanzreferat per Mail oder Videochat abgeklärt werden, bevor ihr einkauft.
- Es müssen Anschaffungen sein, die der Studierendenschaft (also z.B. eurer Fachschaft) zugute kommen und im Rahmen ihrer Aufgaben genutzt werden – ihr könnt also nicht dem Institut neue Seminarmöbel finanzieren.
- Es sollten Anschaffungen sein, die nicht schon zentral oder an anderer Stelle zur Verfügung stehen. Im Falle von z. B. Musikanlagen muss mit dem Finanzreferat besprochen werden, wo sie stehen sollen, wer sie benutzt, wie ihr sicherstellt, dass sie nicht abhandenkommen, warum diese Anschaffung dringend notwendig ist und eine Ausleihe der zentralen Geräte nicht sinnvoll ist.
- Spätestens wenn ihr mehr als 500 Euro ausgebt, braucht ihr Vergleichsangebote – holt sie gerne auch schon früher ein. Informationen dazu findet ihr unter Verträge (weil man auch bei Mieten über 500 Euro Vergleichsangebote braucht).
- Im Falle von Mobiliar für Fachschaftsräume oder dergleichen muss das alte Mobiliar tatsächlich so veraltet ist, dass ein Neukauf notwendig ist. Auch muss geklärt werden, wohin das alte Mobiliar kommt – was macht ihr damit? Ggf. müsst ihr die Entsorgung gleich mitbeschließen… – ihr wisst, wie ihr uns erreicht…
Über den Zentralbereich Neuenheimer Feld (ZBT – aka Theoretikum) kann die VS Dienstleistungen in Anspruch nehmen wie zum Beispiel Schränke mieten oder Druckaufträge ausführen lassen. Um die Angebote nutzen zu könne, müsst ihr eine Theoretikumskarte vorlegen – ihr müsst dann nicht vor Ort zahlen, wir erhalten eine Rechnung ins StuRa-Büro und zahlen diese (NICHT mit der Campus-Card zahlen!). Jede FS hat eine solche Karte, die jedes Jahr neu ausgestellt und im StuRa-Büro abgeholt werden können. Abholberechtigt sind die Finanzverantwortlichen oder vom FSR hierfür bevollmächtigte Personen (Namen bitte im FSR-Protokoll festhalten und dieses mitbringen). Abholen könnt ihr die Karten über das Finanzteam oder über ausleihe@stura.uni-heidelberg.de einen Abbholtermin vereinbaren.
Mit der Karte geht ihr, sobald ein Beschluss für den Auftrag gefasst wurde, zur entsprechenden Stelle und gebt den Auftrag ab. Das Finanzteam erhält monatliche Auflistungen, was über welche Karten in Auftrag gegeben wurde und fordert dann von euch die entsprechenden Beschlüsse ein – ihr könnt diese aber auch schon vorher einreichen.
Vertiefende Infos gibt es im Finanzhandbuch. Dieses findet ihr bei den Formularen. Schreckt nicht vor der Seitenzahl zurück, ihr könnt es selektiv lesen. Es richtet sich nicht nur an Finanzverantwortliche sondern an alle, die mit Geldmitteln umgehen (wollen).
